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[技巧]如何灵活运用UFO报表
  • qiu701
  • 发表于 2013年02月16日
  • 浏览次数 2149
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利用用友UFO系统可以编制对外报表又可以编制内部报表,还可对报表进行审核和汇总,也可根据预定格式生成报表,它是报表数字处理的工具,它的任务是涉及报表的格式和编辑的公式从总账和其他业务系统中取得有关的会计信息并自动编制会计报表的数据。笔者通过学习用友UFO报表系统,对如何快捷的掌握UFO系统以及如何灵活运用UFO系统总结如下操作程序:
首先,编制对外报表的操作程序:
1、打开或新建会计报表。在UFO系统文件菜单下点击“打开”按钮,如系统已生成的“资产负债表”,或当系统中没有生成任何报表时点击文件菜单下“新建”按钮,则可生成一份空白表格,根据规定的格式输入内容即可。
2、选择会计报表模板。由于生成空的表格后输入内容比较耗时,U8软件中已经预定了行业的会计报表,称为模板,在模板报表中选出最适合的报表。在窗口“格式”下拉菜单下选择“报表模板”,出现选择框(您所在行业:新会计制度科目(假设),财务报表:利润表(假设)),则电脑提示,模板覆盖,按“确定”后电脑会确定一张“利润表”。
3、修改格式。如果生成的会计模表不适合本单位,也可对这张报表进行修改,在“编辑”下拉菜单下增加“行”“列”“加宽”“缩小”等进行调整。可以对每一单元属性(含类型、对齐方式、字体颜色、表格边框)进行修改,也可对相邻的单元合并成一个单元,称为组合单元。具体操作为在“格式”下拉菜单下点击“单元属性”,在常用工具栏中点击“合并单元格”等。
4、试算(输入关健字和确定账套)。表头部分的“公司名称,年,月”用于区别同一格式,不同数据来源的表页,在UFO系统中称为关健字。如何选择关健字?通过介面左下角的“格式”状态进行切换为“数据”菜单下点击“关健字”,出现对话框,录入相关内容(含单位名称、单位编号、年、季、月、自定义),输入完毕后系统会出现“是否重算?”,点击“是”,则报表的各单元格会出现数据,这组数据可以在用友企业门户中的“总账”系统进行核对。如何确定账套?当前生成的报表就为当前操作窗口下的账套,如果想在当前窗口下生成别的账套的报表数据,则在“数据”菜单下“计算时选择账套”,则电脑会跳出新登陆号,选择一个账套,则报表中的数据源就不一样了。
5、修改公式。当报表的格式修改完之后,下一步我们就要确认报表取数的公式定义得对不对,能不能把这套账的准确的数据取出来,我们知道UFO报表中在格式状态下表示数字的地方用“公式单元”表示,也即意此单元可用公式描述出来,这个公式实际就是取数的方式,我们叫取数函数。由取数函数来表示取数的规则最直接的办法就是检查取数函数。检查的方法有:一是激活要检查单元公式,在编辑栏中可以看到公式,如果发生的公式不准确,则要修改,可以用编辑栏中的“fx”修改,点击“fx”,出现一个定义公式框,先删除原来的公式,就需输入正确的公式,当不熟悉系统时点击“函数向导”,出现第一个选择框:左边是函数分类指与UFO系统有接口的具体业务分类如财务函数,右边是函数名指与函数分类有关的名称如发生额。点出“确定”出现业务函数的函数录入的第二个选择框:在不熟悉系统是先点出“参照”按钮,系统就会出现财务函数选择框,具有(1)账套号(默认)(2)会计年度(默认),默认表示当前打开的账套号,如果不想默认,也可在下拉单中选其他账套号。(3)会计科目:指反映的是哪一会计科目如主营业务收入。(4)期间:指这张表是按什么范围来取数的如月份。(5)方向:指会计科目属于借方还是贷方。(6)包含未记账凭证(有要求时可选择)六个要素,其中最重要的是选择会计科目,点出“确定”,退回到定义公式的窗口,公式修改完毕。改动已有的单元公式另一种方法也可在当前单元格双击鼠标,就可修改。录入新的函数时用“fx”或直接在键盘上按“=”,但不可用当前单元在编辑格中录“=”号,财整个报表的格式录入完成。
6、增加表页。我们进行以上关健字的录入后则会产生一个新的报表,如录入2012年7月份的报表,如果我要生成2012年8月的报表,就要对7月的报表保存,也即是进行添加表页的操作。在数据状态下,选择窗口菜单下“编辑”下拉菜单“插入或追加表页”设定为“1”再“确认”,则2012年7月的报表为“第一页”,也可对其进行重新测算,在“关键字”输入2012年5月,则2012年5月的报表就为“第一页”。
7、保存文件和输出报表。在文件菜单下“保存”按纽,第一次系统会自动生成一个文件名:reporl1,文件名可以改动,可以在指定的文件下,要改名时点击“另存为”按纽。通过“页面设置”可以对生成的报表进行输出前的纸张设置,边框设置等,点出“打印”就可以输出报表。
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5 个回复 | 直到 2014-11-11 20:02:34 +0800 CST
Q
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qiu701 2013年02月16日
其次,编制自制内部报表的操作程序。
1、在“企业门户”工作台上进入UFO报表系统,在文件菜单下点击“新建”或工具栏中的“新建”,建立一张空白的报表。
2、确定报表的行数和列数,在“格式”菜单下点击“表尺寸”功能,假设定行数为14,列数为4.则报表区域确定,在“编辑”菜单下点击“增加行(列)”或“删除行(列)”可增加或减少报表的行和列。也可以设定表的高与宽,调整完行高,列宽之后,我们就要输入栏目的名称,表体,表行的具体内容。
3、接下来的工作就是划表线。先选定区域,然后在“格式”菜单下点击“单元属性”,打开后出现4个属性,先点“边框”属性,接着点“线型”,再“内框线”“外框线”,最后按“确认”。
4、表线划好后,对表格的外貌再进行修改如字体对齐,在“格式”菜单下点击“单元属性”的“对齐”功能中的“居中”,则所有报表的字体全部居单元格中间。另外可对单元格进行整体组合,按行组合,对表头字加粗,调整各栏的宽度等操作。
5、输入关键字。前面我们已介绍过了什么是关键字,如何输入关键字呢?光标在表头A2单元格上,在“数据”菜单下点击“设置”中的“单位名称”输入后确定,则在A2是会出现红字的单位名称。同样光标移在C2单元格上输入“年”,“月”,年和月都会变成红字。关键字可以不受单元格边界线的限制,称为游离单元。当关键字重叠时,我们可以定义关键字的“偏移”功能,向左表示负数,向右表示正数。
6、取数(即单元公式)。一般是从总账上取数,也可用以下方法取数:(1)账务取数公式如FS(),LFS(),QC(),QM()。(2)表页内部统计公式。如求和,平均值,计数,最大值等。(3)本表它页取数公式。一般格式:<目标区域>=<数据源区域>@<页号>,用SELECF表示本表它页取数函数,如B=SELECT(B,年@=年+1;表示表页中假设关键字“年”为2012的本页B列取关键字“年”为2011年的表页中B列的数值。B=SELECT(C,年@年-1);表示表页中假设关键字“年”为2012页B列取关键字“年”为2013年的表页中C列数值。B1:C4=SELECT(B1:C4,单位编号=1011;表示本页B1:C4取关键字“单位编号”为1011的表页中B1:C4列中的数值。(4)报表之间取数公式。格式:<目标区域>=“<报表名,[rep]”_><数据源区>[@<页号>],当页号缺省时,为本表格页分别取它各页数据。具体输入单元公式的操作是,用fx或按键盘“=”输入公式即可,当不太熟悉公式时,可利用“函数向导”,点击“参照”按钮输入。各栏均按以上方法定义,合计数栏可用以上方法,也可有向下求和的方法,还可有“管理费用”科目用统计函数求各后与上面两种方法核对。
7、生成报表。通过切换按钮,可以输入数据,进行数据计算,通过输入关键字“用友分司”及年月份,则报表会自动生成数据。
最后,对生成的报表如何进行审核、舍位平衡、报表查询、账目联查等相关操作。
1、审核报表。主要是利用公式来审核报表。审核公式的基本原则是(1)可以存在多个审核公式组。(2)筛选条件,关联条件,提示信息有不同的审核公式应分为不同的审核公式组。(3)提示信息应尽量详细明确,以便于检查错误。(4)审核公式不能用函数。公式的简单式:<算式表达式><关系表达式><算式表达式>;MESSAGE“<提示信息>”。如何编制审核公式?在格式状态下,在数据菜单下点击“审核公式”则电脑会跳出你所点击的单元格的公式如单元格C13的公式,如果正确,则点击“确定”,再用此方法审核另外单元格公式。怎样进行审核计算?光标切换在数据状态下,在数据菜单下,点击“审核”则跳出对话框,当显示“正确”时,表示审核完毕,当显示“二者不符”时,表示要对审核公式修改,重算,再在数据菜单下点击“审核”保证报表数据的正确性。
2、舍位平衡。所谓舍位平衡是指对生成的数据重新舍位,是会计报表中经常用到的,包括舍位操作和平衡态调整。确定平衡调整公式首先要确定如下参数:(1)舍位表名。必须各当前文件名不同,可以默认为当前目录下。(2)舍位范围。要把所有要舍位数据包括在内。(3)舍位位数。指1-8位数,当舍位位数为1,数据除10;当舍位位数为2,数据除100;依次类推。(4)平衡公式。必须倒着顺序定,首先写最终运算结果的,然后一步一步向前推。每个公式一行,各公式之间用逗号隔开,最后一条公式不用定逗号。公式中只能使用“+、-”,公式等号的左边只能为一个单元。具体操作如下。在格式状态下,在数据菜单下点击“舍位公式”,则出现参数对话框,舍位表名、舍位范围、舍位位数、平衡公式四个参数,注意当插入一行时范围自动调整,平衡公式中的公式之间必须用“,”隔开。参数输入后点击“完成”,转到数据状态下,选择数据菜单下的“舍位平衡”,出现对话框:是否要全表重新计算?是或否。这里一定要选择“否”,则可生成一张舍位计算结果表。怎样可以看到我们生成的是舍位表呢还是本表呢?首先我们可以在标题栏上可以看到“费用舍位”字样,则表示是一张舍位表。另外,在“窗口”下拉菜单在“费用舍位”前打勾,表示这张表是一张舍位平衡表。
3、保护报表。为防止他人改动报表,必须保护报表。有两种方式,第一种,在格式状态下或在数据状态下的格式菜单下的“格式加锁”输入新口令,则报表只有需要口令才可以改动。第二种,在文件菜单下“文件口令”输入新口令,则在打开报表时,就要输入口令。
4、表页数据及报表查询工作。报表做好后,经常要对不同时期报表及多个表页的数据进行查询,以便分析或统计数据。具体操作有两种,第一种,叫透视操作。指查找本表中各页指定区域或单元格的数据。如查不同时期的“差旅费”。在数据状态下的数据菜单下“透视”功能,则系统提出区域范围如“D4”,确定后,电脑会显示不同时期的“差旅费”的数据了。第二种,叫汇总操作。指表页之间的汇总,可以在本表下汇总,也可汇总到一张新表上。在数据状态下的数据菜单下“表页汇总”,电脑跳出“汇总条件按关键值汇总或按物理位置汇总的条件,选择完点击”下一步“完成操作
希望大家支持!
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航聚02 2013年02月18日
好详细,谢谢分享了
E
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elsewu 2013年02月19日
先收藏,再慢慢学习研究,谢谢分享
G
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gdzlj 2014年04月12日
好详细需认真学习
Y
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youranai 2014年11月11日
好详细需认真学习
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